Dit is vergelijkbaar met de enquête over wanneer benader je een prospect, maar dan met veel meer nauwkeurige gegevens. Deze studie heeft ervoor gezorgd dat de kenniskloof tussen marketing en sales kleiner is geworden, daar waar bedrijven hun gevoel en ervaring gebruiken in plaats van wetenschap wat betreft de timing wanneer ze een prospect het beste kunnen benaderen.
Voordat we met de studie begonnen hebben we Professor Oldroyd weer benaderd, die intussen werkzaam was aan de faculteit van MIT. Het doel van de studie was om na te gaan wanneer je het beste de prospect vanaf een website formulier terug moet bellen. Dus op welke dag van de week, welke tijd en de tijd die er tussen zit voor een optimaal contact tussen verkoper en klant.
We hebben hierbij de data gebruikt van het InsideSales.com systeem 3 jaar lang hebben we data verzameld en onderzocht van 6 bedrijven die potentiele klanten werven vanaf het web genereren en ook de reactie van die klanten. Meer dan vijftienduizend potentiele klanten en meer dan honderdduizend bel pogingen zijn onderzocht.
Onze belangrijkste focus in deze studie was gericht op één vraag: Wanneer moeten bedrijven web gegenereerde nieuwe klanten werven om het meest succes te boeken ?
Samenvatting van de studie :
In de onderstaande tekst wordt vaak geschreven over potentiele klanten en gekwalificeerde nieuwe klanten : Gekwalificeerde klant zijn nieuwe klanten die in een bepaalde staat verkeren waarbij deze het meest gevoelig is om inderdaad in te gaan in een verkoop proces – in sommige gevallen betekend dit dat potentiele klanten een afspraak maken met de verkoper om het verkoop proces op te starten. Een potentiele klant, of een nieuwe klant, is een klant waar nog geen concrete afspraak mee is gemaakt.
Uit de studie kwam naar voren wanneer de verkopers succes hadden bij het telefoneren naar web-gegenereerde potentiele klanten. Om deze feiten te vinden hebben we gekeken naar klanten die werden vastgelegd via een web formulier en tenminste één keer hebben proberen te bellen.
Hieronder samengevat enkele van de meest interessante bevindingen met betrekking tot de snelheid en de timing wanneer een ondernemer reageert op web-gegenereerde potentiele klanten:
Woensdag en donderdag zijn de beste dagen om te bellen wat betreft het contacteren (bij 49.7% over de slechtste dag van de week) van gekwalificeerde (bij 24.9% over de ergste dag) klanten. Donderdag is de beste dag om contact met een potentiele klant op te nemen om kans te hebben op succes. (met 19,1% beter dan de slechtste dag van de week.)
Tussen 16.00 en 18.00 is de beste tijd om te bellen met een potentiële klant (114% meer kans dan het slechtste tijdblok om te bellen.)
Tussen 20.00 en 21.00 uur en tussen 16.00 en 17.00 uur zijn de beste tijden om te bellen met een *gekwalificeerde klant (164% meer kans dan de slechtste tijd van de dag, namelijk tussen 13.00 en 14.00 uur.) Je hebt 109 % meer kans tussen 16.00 en 17.00 uur om succes te hebben met een gekwalificeerde klant dan tussen 11.00 en 12.00 uur.
De kansen om terug contact op te nemen bij een potentiele klant om succes te hebben zal 10 x meer toenemen als dit binnen het eerste uur gebeurd.
De kansen om terug contact op te nemen bij een *gekwalificeerde klant zal 6 x meer toenemen binnen het eerste uur. Echter zal na 20 uur het effect alleen maar negatief uitvallen en is de kans zeer groot dat de potentiële klant geen zaken meer wil doen.
De kansen op succes om terug contact op te nemen bij een potentiele klant is 100 x beter binnen 5 minuten ipv 30 minuten. De kansen op succes om terug contact op te nemen bij een *gekwalificeerde klant is 21 x beter binnen 5 minuten ipv 30 minuten.
DETAILS : WELKE DAG VAN DE WEEK
Onze eerste vraag was om te kijken of er een bepaalde dag in de week is dat je het beste kunt bellen en het meeste succes kunt boeken als verkoper zijnde. Het blijkt uit ons onderzoek dat Woensdag en Donderdag de beste dagen zijn om potentiele klanten te werven. In feite is Donderdag met 49,7 % een betere dag dan de slechtste dag van de week, namelijk Dinsdag.
Nieuwe klanten werven doe je het liefst op de Woensdag en de Donderdag, omdat dit de beste dagen zijn om te bellen. Woensdag is dan een topdag en is met 24,9 % beter dan de slechtste dag van de week, namelijk op de Vrijdag.
Donderdag is de beste dag van de week om contact op te nemen met potentiel nieuwe klanten om daar ook *gekwalificeerde nieuwe klanten van te maken. De kans op de Donderdag is met 19,1% beter dan op de Vrijdag, wat de slechtste dag blijkt te zijn.
Betekend dit dat mensen gewoon geen afspraken meer willen maken vlak voordat ze weekend gaan houden ?....Misschien. Dat gezegd hebbende is dan de Maandag weer vaak één van de slechtere dagen in iedere categorie. Maar het is wel zo dat de Vrijdag geen verkeerde dag is om contacten te leggen, maar is gewoon een slechte dag om te kwalificeren.
Ook valt het op dat bepaalde tijden op de dag varieerden van een lage 19,1 % kans tot een hoge 49,7 % kans, deze verschillen zijn opvallend te noemen. Hoeveel andere strategien laten zien dat je 50 % meer kans maakt als verkoper bij het contact hebben met een potentiele klant. Wilt u klanten werven dan moet u gewoon daar een betere dag voor uitkiezen ?
TIJD VAN DE DAG :
Onze volgende vraag was om te kijken of er een betere tijd op de dag is om optimaal contact op te nemen met een potentiele klant. Dit zijn onze conclusies :
Tussen 16.00 en 18.00 uur is de beste tijd om te bellen met een potentiële klant, het is 114 % beter dan dat je belt tussen 11.00 en 12.00 uur, vlak voor de lunchpauze.
Tussen 8.00 en 9.00 uur en tussen 16.00 en 17.00 uur zijn de beste tijden om ook een afspraak te kunnen krijgen met die potentiële klant. Tussen 8.00 en 9.00 uur is 164 % beter dan dat je belt tussen 13.00 en 14.00, vlak na de lunchpauze. Dat is een GROOT verschil.
Betekend dit ook dat mensen zich misschien niet vast willen leggen vlak voordat ze met lunchpauze gaan ?.... Misschien Is het interessant om te weten dat je 164 % meer kans hebt om een afspraak te krijgen met een potentiele klant gebaseerd op welke tijd van de dag je het beste kan bellen ?
ANALYSE WAT BETREFT TIJD VAN REAGEREN :
Welke dag van de week en welke tijd van de dag spelen een rol in het contacteren van nieuwe klanten, ook van gekwalificeerde klanten ? We begonnen onze analyse door het meten van responstijden per uur en vonden een ongelofelijke daling in de kans op succes bij een klant als er meer dan een uur tussen zit. Nieuwe klanten werven doe je sneller als je eerder dan een uur contact opneemt, dan vergroot dat de kans op succes 10 x meer.
Bij een *gekwalificeerde nieuwe klant is de kans op succes 6 x groter als je binnen het uur contact opneemt.
Dit is erg interessant, maar wat nog interessanter is, iets wat we nooit hadden gedacht, was een statistisch veelzeggend effect die Prof. Dr. Oldroyd vond in de data : Na 20 uur, ieder telefoontje dat gepleegd werd door de verkoper, maakt het haast niet meer mogelijk om succesvol potentiele klanten te kwalificeren.
Wat suggereert dat ?
Doen pogingen om te telefoneren na 20 uur de potentiële klanten afkeren waarbij het alleen maar negatieve resultaten oplevert ?... Kun je de potentiële klant dan nog zover krijgen via andere vormen van media naast het plegen van een telefoontje ?
We weten het niet, maar IEDEREEN belt potentiële klanten op NA 20 uur dat de potentiële klant een toenadering heeft gedaan. Nieuwe klanten werven is dan bijna zinloos ? Moet je dan helemaal niet meer bellen na 20 uur ? Het ideale plaatje zou zijn, als je toch genoeg potentiële klanten hebt om te benaderen na 20 uur, ok. Maar is dat realistisch ? Waarschijnlijk niet. Maar als algemene trend zijn deze gegevens zeer belangrijk voor verkopers.
Laten we eens wat verder kijken.
ANALYSE WAT BETREFT TIJD VAN REAGEREN BIJ TUSSEN PAUZES VAN 5 MINUTEN :
We dachten dat als we de eerste 20 uur verdeelden in uren, dat dit belangrijke resultaten op zou leveren. We hebben beslist om toch ook eens te kijken naar de eerste 3 uur opgedeeld in segmenten van 5 minuten.
Wat zijn de resultaten?
Het is zelfs nog meer een eye opener als je nog maar binnen een uur kijkt. De kansen om te bellen en contact op te nemen met potentiele klanten zakt meer dan 10 x in het eerste uur.
Nieuwe klanten werven binnen 5 minuten reageren vergeleken met bij 30 minuten reageren zakt met 2100 %. En vergelijken we 5 minuten met 10 minuten, dan is dat 400 %.
Hoe belangrijk is een toename van 100 x meer kans op succes als je kijkt naar deze cijfers, hoeveel waarde hecht jij aan een potentiële klant ?
Hoeveel effect heeft een toename van 21 x meer kans om een deal te sluiten met de klant op de totale omzet van je onderneming?
Hoeveel bedrijven zouden er zijn om het belang van deze strategie te begrijpen ?
Ter illustratie besloten we om waarnemingen te testen. We hadden veel data verzameld van potentiële klanten die interesse hadden in de hypotheken en verzekeringsbranche, dus hebben we verschillende grote top aanbieders in die industriën benaderd om offertes uit te brengen. Bedrijven die potentiële klanten verzamelen verkopen deze gegevens normaal gesproken aan verschillende afnemers. In dit voorbeeld nemen wij aan dat deze potentiële klanten zijn gegeven aan 4 tot 7 afnemers gebaseerd uit hoeveel ons terug hebben gebeld.
We registreerden wat er gebeurde.
Onze directeur meldde zich aan bij het bedrijf die potentiële klanten verzameld om verschillende offertes te krijgen voor een hypotheek.
Hij werd in totaal 7 keer gebeld.
De eerste belde binnen een tijd van 30 minuten.
De laatste belde pas 3 dagen later.
Realiseert de laatstgenoemde die pas 3 dagen later belde dat de kans om nog zaken te kunnen doen een aantal 1000 x zakt dan dat hij binnen 5 minuten had gebeld ?
Onze Sales Manager en een aantal van onze verkoopmedewerkers hadden een aantal aanvraag formulieren ingevuld via de websites van een aantal aanbieders waar we mee samenwerken voor een ziektekosten verzekering.
Onze sales manager vulde zijn formulieren in en verzond deze om 16.00 uur naar 5 verschillende bedrijven. ( Volgens onze studie de beste tijd om een potentiele klant te benaderen.) Hij kreeg die dag NUL telefoontjes van de 5 bedrijven die hij had benaderd. Pas de volgende dag kreeg hij zijn eerste telefoontje ( Op bijna de slechtste tijd van de dag om te bellen volgens onze studie.) De laatste kreeg hij pas 2 dagen later bericht van.
Een andere verkoopmedewerker van ons vulde zijn gegevens in bij een ander bedrijf die potentiele klanten verzameld om 8.30 ( De op één na beste tijd om een potentiele klant te bellen ) Zijn eerste telefoontje kreeg hij in 1 minuut, zijn tweede na 3 minuten en zijn derde na 1 uur en 45 minuten.
Een andere verkoopmedewerker ook om 8.30, en hij kreeg de eerste in 2 minuten, en 2 telefoontjes de volgende dag.
Een andere verkoopmedewerker vulde zijn formulieren in om 10.00 en kreeg zijn eerste telefoontje binnen na 2 uur en heeft nooit iets gehoord van andere telefoontjes.
Als het bij uw onderneming van toepassing is zou ik zeggen, doe er u voordeel mee. Wij kunnen ervoor zorgen dat u binnen een minuut contact hebt met de potentiële klant waardoor de kansen op het verhogen van uw omzet met 2100 % toeneemt.
Hier kunt u het originele engelstalige rapport downloaden :